Masz do napisania maila na trzy zdania. Poprosić o pliki, podać termin, podziękować.

Zaczynasz o 9:10. O 9:48 nadal go nie wysłałaś. W drugiej karcie masz otwarty translator, w trzeciej mail sprzed miesiąca od Irlandczyka z zespołu, bo stamtąd podkradasz początek. Przeczytałaś całość piąty raz i wciąż nie wiesz, czy to brzmi normalnie, czy jak list urzędowy.

Potem wysyłasz i przez dwie minuty patrzysz w skrzynkę.

Mail jest trudniejszy niż rozmowa i to nie jest Twoje wrażenie

W rozmowie błąd ulatuje. Powiedziałaś coś krzywo, rozmówca zrozumiał, jedziecie dalej i za minutę nikt o tym nie pamięta.

Mail zostaje. W wątku, w skrzynce czterech osób, czasem w prezentacji na spotkanie zarządu. Można do niego wrócić za rok i przeczytać dokładnie to, co napisałaś.

Do tego nie ma w nim tonu głosu. Przy biurku możesz coś zmiękczyć uśmiechem albo powiedzieć wolniej. Na piśmie masz tylko słowa i to one decydują, czy wyjdziesz na osobę uprzejmą, czy na opryskliwą.

Dlatego czytasz tego maila pięć razy. Nie dlatego, że masz za małe słownictwo.

Po polsku uprzejmość robi się długością. Po angielsku krótkością

To jest sedno sprawy i prawie nikt tego nie mówi na lekcjach.

Po polsku im grzeczniej, tym dłużej. „Chciałabym uprzejmie zapytać, czy byłaby Pani tak miła i przesłała mi raport, jeśli oczywiście znajdzie Pani chwilę”. Cztery wersy, żeby poprosić o jeden plik, i to jest w polskim mailu zupełnie normalne.

Tłumaczysz to zdanie na angielski słowo w słowo i wychodzi coś, co brzmi albo jak pismo z sądu, albo jakbyś przepraszała, że w ogóle istniejesz.

Po angielsku uprzejmość robi się inaczej: jednym krótkim zdaniem i jednym słowem could.

Could you send me the report by Thursday? Thanks a lot.

Tyle. To jest pełna, uprzejma prośba w biznesowym mailu. Jeśli wydaje Ci się za krótka, to jest dokładnie ten moment, w którym polski rejestr robi Ci krzywdę.

Krótki mail po angielsku nie jest niegrzeczny. Jest zawodowy. Długi i poskręcany nie brzmi grzeczniej, tylko dziwniej.

Szkielet, który działa w każdym mailu w pracy

Po co piszesz. Jedno zdanie, w pierwszej linijce.
Kontekst albo konkret. Jedno, maksymalnie dwa zdania.
Jasna prośba z terminem. Co dokładnie ma się stać i do kiedy.
Zamknięcie. Jedna linijka i podpis.

Na przykładzie:

Hi Mark,

Quick question about the September report.

I can't find the numbers for the Warsaw office. Could you send them over by Thursday? That's when I need to close the file.

Thanks a lot, Kinga

Cztery zdania. Żadnego I am writing to inform you, żadnego I would be most grateful. I to jest mail, który po drugiej stronie czyta się w dziesięć sekund i od razu wie, co zrobić.

Gotowe kawałki, które wystarczą na dziewięć maili na dziesięć

Otwarcie

Hi Anna, · Hello Anna, · Dear Anna, (formalnie) · Hi all, (do kilku osób)

Quick question about... · Just following up on our call. · Thanks for getting back to me. · Hope you're doing well.

Prośba

Could you send me...? · Would you be able to...? · Could you let me know if...? · I'd appreciate it if you could... (najbardziej formalne z tej trójki)

Załącznik i linki

I've attached the file. · Please find attached the report. (formalnie) · You'll find the details below. · Here's the link.

Termin

by Thursday · by the end of the week · no rush · whenever you have a moment · this is a bit urgent, sorry

Przypomnienie, kiedy nikt nie odpisał

Just following up on my email from last week. · Any update on this? · Sorry to chase, but do you have an answer yet? · Bumping this up in your inbox.

Odmowa

Unfortunately, I won't be able to make it. · I'm afraid Friday doesn't work for me. · Thanks for thinking of me, but I'll have to pass this time.

Zamknięcie

Thanks a lot, · Thanks in advance, · Best, · Best regards, · Kind regards, · Let me know if you need anything else.

Wydrukuj to albo wrzuć do notatek w telefonie. Dziewięć maili na dziesięć składa się z tych klocków i z jednego zdania o Twojej sprawie. To jedyne zdanie, które musisz wymyślić sama.

Pięć kalek, które zdradzają, że tłumaczyłaś z polskiego

„Pozdrawiam” to nie Greetings. Greetings brzmi jak początek listu od kosmitów. Na końcu maila piszesz Best regards, Kind regards albo po prostu Best.

„W załączniku przesyłam” to nie In the attachment I send. Jest I've attached albo, bardziej oficjalnie, Please find attached.

„Proszę o informację” to nie I ask for information. Jest Could you let me know.

„Czekam na szybką odpowiedź” to nie I am waiting for your fast answer. To brzmi jak ponaglenie z windykacji. Jest Looking forward to hearing from you albo Let me know when you get a chance.

„Dear Sir or Madam” do osoby, której znasz imię. Znasz imię, to go użyj. Dear Sir or Madam zostaw na mail do urzędu albo do skrzynki ogólnej, w której nie wiadomo, kto siedzi.

I jeszcze jedno, choć to nie kalka, tylko odruch: nie dopisuj Sorry for my English. Po pierwsze nikt tego nie oczekuje, po drugie zwracasz uwagę na coś, czego odbiorca zwykle w ogóle nie zauważył. Więcej takich zdań przeniesionych z polskiego zebrałam tutaj.

Dlaczego kopiowanie cudzych maili to dobry pomysł

Podkradanie początku z maila od Irlandczyka z zespołu nie jest oszukiwaniem. Jest najszybszą metodą nauki, jaką masz pod ręką, tylko robisz to przypadkowo i za każdym razem od nowa.

Zrób z tego system. Załóż w skrzynce folder i wrzucaj tam maile od osób, które piszą po angielsku na co dzień. Nie całe, tylko te fragmenty, które Ci się przydadzą: jak proszą, jak odmawiają, jak przypominają, jak kończą.

Po dwóch tygodniach masz własny zbiór zwrotów z Twojej firmy i Twojej branży, a nie z podręcznika sprzed dziesięciu lat.

Zrób to w tym tygodniu

Weź trzy maile, które i tak musisz wysłać. Napisz każdy z nich według szkieletu: po co piszesz, konkret, prośba z terminem, zamknięcie.

Ustaw sobie limit: czytasz przed wysłaniem dwa razy, nie pięć. Trzecie czytanie już niczego nie poprawia, tylko podnosi stres.

I jeden pomiar na koniec tygodnia: ile minut zajmuje Ci teraz zwykły mail. Za miesiąc sprawdzisz to jeszcze raz.

Jak to wygląda na lekcjach

Pisanie ma jedną przewagę nad mówieniem: masz czas. I jedną wadę: nikt Ci nie powie, że Twój mail brzmi o dwa stopnie za sztywno, bo po drugiej stronie nikt nie poprawia kolegów z pracy.

Na lekcji indywidualnej pracujemy nad wszystkimi umiejętnościami, pisanie jest jedną z nich. Wygląda to zwykle tak, że przynosisz maila, którego naprawdę musisz wysłać, i przerabiamy go razem: co zostaje, co jest za długie, co brzmi ostrzej, niż chcesz. Kosztuje 180 zł za 60 minut, materiały są w cenie.

Jeśli wolisz pisać sama i potrzebujesz tylko kogoś, kto to sprawdzi, jest English Your Way za 199 zł: zestaw materiałów pod Twoje potrzeby z zadaniami między innymi na pisanie i z feedbackiem ode mnie. Ceny są na stronie z ofertą, takie same dla wszystkich, bez pakietów i bez gwiazdek.

A jeśli mail idzie Ci łatwiej niż odezwanie się na spotkaniu, to nie przypadek i nie lenistwo. Opisałam to w osobnym wpisie.